Uraganul Katrina. Uraganul Rita. Uraganul Wilma. Cu doar câteva luni în urmă, aceste furtuni au schimbat viețile a milioane de oameni. Chiar dacă nu ați lucrat în zonele afectate de acele furtuni, poate că ați expediat produse către – sau ați primit produse de la – firme din regiunea Golfului. Crezi că nu ai fost afectat de aceste dezastre naturale?
Acum, înmulțiți acest gând de o mie de ori și aveți o idee despre de ce este necesar să aveți un plan de dezastru gata să plece dacă vă confruntați cu o criză similară în orașul dvs. natal.
Cum vă puteți planifica o criză sau un dezastru atunci când acestea se întâmplă de obicei în mod neașteptat? Cât de ușor este să anticipezi ceva ce nu ai experimentat? Acestea sunt două motive pentru care proprietarii și managerii se pot simți paralizați atunci când se confruntă cu planificarea unei crize. Unora li se poate simți străin chiar și să încerce să-și imagineze ce să facă sau să pună pe hârtie, așa că este mai ușor să o amâni pentru o altă zi.
Planificarea de urgență
Dar haideți să-l privim într-un mod diferit, eventual în bucăți mai mici, astfel încât să vă puteți descurca posibilitățile. Unul dintre primele lucruri pe care trebuie să le faceți este să atribuiți această slujbă unei singure persoane - poate fi dvs. sau altcineva - și să formați o echipă mică pentru a sprijini efortul. Un singur lider va face din acest proces un proces mai eficient și mai eficient.
Deci, care este primul lucru pe care îl puteți face pentru a planifica o criză? Face o listă. O listă simplă de „ce-ar fi dacă” este un loc minunat pentru a începe. Gândiți-vă la Legea lui Murphy: „Dacă ceva poate merge prost, va fi.” Indiferent cât de ciudat ar suna, notează tot ce s-ar putea aplica afacerii tale – de la dezastre de mediu, cum ar fi cutremure, inundații sau uragane, până la rechemarea unui produs. Această listă ar trebui să acopere orice ar putea duce la o întrerupere a ciclului dvs. de afaceri obișnuit.
Crezi că procesatorii din sudul Floridei au planificat mai multe uragane în 2005? Când vorbesc cu niște oameni de acolo jos, ei nici măcar nu pot păstra numele uraganelor drepte sau care au dus la ce fază a pagubelor. Aș paria că majoritatea companiilor din sudul Floridei au acum un plan pentru dezastre de uragan care include lucruri precum surse alternative de energie, planuri de redirecționare a produselor și liste de comunicare (atât pentru clienți, cât și pentru personalul companiei).
Planul de redresare a afacerii
Odată ce aveți lista de „ce-ar fi dacă”, aruncați o privire în jur pentru a analiza serviciile și funcțiile critice ale afacerii dvs. – cele care țin ușile deschise. Unele elemente care îmi vin în minte sunt angajații, fluxul de numerar, echipamentele cu care să funcționeze, telefoanele și computerele și servirea clienților. Acestea sunt funcțiile critice care vor fi esențiale pentru a funcționa cât mai curând posibil după un dezastru.
Apoi, luați această nouă listă și clasificați articolele în trei sau patru categorii majore care conțin tot ce se aseamănă, cum ar fi „Financiare”, „Comunicații”, „Operațiuni” și „Oameni”. Acum, puteți începe să vedeți cum va arăta planul dvs. - de preferință înainte de izbucnirea unei crize fără avertisment. Puteți identifica o persoană care să fie responsabilă de fiecare categorie principală și să cereți „echipei” să-și ia ceva timp pentru a cerceta și a scrie un plan pentru gestionarea categoriei lor în timpul unei crize.
Prima fază a planului tratează dezastrul de urgență. Acesta este un ghid al utilizatorului despre cum să păstrați o organizație în timpul dezastrului imediat. Pentru ca un plan să fie util, acesta trebuie creat înainte să apară o întrerupere. Următoarea fază a unui plan, „recuperarea”, este concepută pentru a menține finanțarea, serviciile și clienții serviți pentru a menține afacerea să avanseze după ce dezastrul s-a încheiat. O fază finală de „continuitate a afacerii” trebuie planificată pentru a reveni la punctul în care compania avea performanțe înainte de dezastru.
Planul organizatoric
Câteva domenii care necesită o planificare mai aprofundată includ stocarea informațiilor, cum ar fi înregistrările angajaților, asigurărilor și financiare; Hardware, software și date de calculator; și o hartă a șantierului de construcție și specificații de utilități. Organizați aceste date importante astfel încât să existe mai multe copii, cu un set stocat într-o locație alternativă în cazul în care sediul principal este distrus.
O etapă și mai largă de planificare include analiza riscurilor și analiza impactului asupra afacerii. Aceste planuri sunt specializate și vă pot pregăti compania pentru a evita pierderile financiare paralizante. Există multe site-uri Web care au instrumente de planificare puternice disponibile pentru a ajuta în toate fazele acestui proces de planificare, dar următoarele sunt site-uri bune pentru a începe:
• Crucea Roșie Americană are informații bune pentru companii la www.redcross.org.
• Institutul pentru Siguranța Afacerilor și a Casei oferă instrumente de planificare pe site-ul său Web la www.ibhs.org/business_protection.
• Centrele pentru Controlul și Prevenirea Bolilor au o listă cuprinzătoare de site-uri web importante la www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
•Guvernul federal are un site pentru pregătire la www.ready.gov.
Împărțirea sarcinii de planificare în bucăți mici și organizarea unei echipe care să lucreze la plan va face acest proces mai confortabil. Crucea Roșie Americană raportează că până la 40% dintre întreprinderile mici nu se redeschid după un dezastru, cum ar fi o inundație, o tornadă sau un cutremur. Nu lasa afacerea ta sa sufere pentru ca nu ai avut timp sa iti faci un plan.
EGA este o firmă de consultanță specializată în sprijinirea industriei produselor alimentare cu pregătirea de către terți pentru auditul siguranței alimentelor, dezvoltarea de produse proaspete, cercetări de piață, strategii de marketing și planuri de publicitate. Pentru mai multe informații, sunați la (616) 784-2728 sau vizitați www.edithgarrett.com.